Děkujeme za vaši dotaz! Jeden z našich pracovníků vás brzy kontaktuje.
Děkujeme za rezervaci! Jeden z našich pracovníků vás brzy kontaktuje.
Návrh Školení
Orientace na procesy digitalizace a uchovávání dat
- Kontext digitalizace:
- Správa životního cyklu informací (ILM).
- Rozdíly mezi digitalizací samotného procesu, transformací procesů v digitální podobě a elektronickým archivováním.
- Regulační rámec:
- Právní povinnosti týkající se uchovávání dokumentů (zákonná lhůta).
- Dodržování právních předpisů (GDPR, HIPAA a místní legislativa).
- Smluvní a pojišťovací aspekty související s integritou a trvalostí dat.
- Hodnota archivace:
- Snižování nákladů a optimalizace prostorových požadavků.
- Zajištění kontinuity podnikání a obnovy po haváriích.
- Zvyšování flexibility organizace a kvality rozhodování.
- Rizika a hrozby:
- Identifikace rizik: Technické zastarávání, ztráta dat, neoprávněný přístup.
- Metodiky analýzy rizik u digitálních archivů.
- Pracovní dílna 1: Vyhodnocení současného stavu správy informací v organizaci.
Metodické aspekty projektu digitalizace (část I)
- Iniciování projektu:
- Vymezení rozsahu projektu digitalizace.
- Analýza zainteresovaných stran a vypracování organizační struktury.
- Analýza požadavků:
- Funkční požadavky: Vyhledávání, přístup k datům, zabezpečení a interoperabilita.
- Nefunkční požadavky: Výkonnost systému, kapacita úložiště a zachování formátu dat.
- Klasifikace informací:
- Roztřídění dokumentů podle aktivity (aktivní, neaktivní, historické).
- Nastavení schémat klasifikace a taxonomií.
- Výběr partnerů a dodavatelů:
- Příprava žádostí o nabídku (RFP).
- Kritéria pro výběr poskytovatelů řešení (smlouvy o úrovni služeb, auditní záznamy a dlouhodobá životaschopnost).
- Pracovní dílna 2: Vypracování projektové smlouvy a dokumentace požadavků pro digitalizační iniciativu.
Metodické aspekty projektu digitalizace (část II)
- Procesy digitalizace:
- Pracovní postup: Sběr dat, indexování, ověřování a přenos.
- Kvalitativní standardy pro digitální soubory (rozlišení, barvy, kvalita OCR).
- Metadata a indexování:
- Schémata metadat (Dublin Core, METS).
- Důležitost metadat pro vyhledávání a dlouhodobé uchování dat.
- Ukládání a trvalé zachování dat:
- Fyzické a logické strategie ukládání informací.
- Zajištění formátové kompatibility (např. PDF/A, XML) jako prevence jejich zastarávání.
- Správa dat na úrovni bitů a kontrola integrity informací.
- Validace a předání projektu:
- Kritéria pro schválení digitalizovaných dokumentů.
- Přechod z papírového na digitální režim práce.
- Pracovní dílna 3: Navrhnutí schématu metadat a kontrolního seznamu kvality.
Řešení a dokumentace projektu
- Řešení pro elektronické archivování:
- Systémy na správu dokumentů (DMS) oproti systémům na správu elektronických záznamů (ERMS) a archivačním řešením pro evidenci dokumentů (ARMS).
- Výběr vhodného řešení bez nutnosti prohlubování technických detailů – zaměření na architekturu a funkční schopnosti systému.
- Zabezpečení a řízení přístupu:
- Řízení přístupu na základě rolí (RBAC).
- Šifrování dat – jak v klidu, tak i během jejich přenosu.
- Auditní záznamy a monitorování uživatelů.
- Vyhledávání a načítání dat:
- Pokročilé vyhledávací funkce (booleovské operátory, filtrování podle kritérií).
- Zajištění dlouhodobé dostupnosti dat.
- Právní a smluvní aspekty ukládání dat:
- Zachování „původní“ podoby elektronických dokumentů (řetězec ověření jejich pravosti).
- Přístup k právním a soudním požadavkům na uchovávání dat.
- Pracovní dílna 4: Hodnocení nabízeného řešení podle metodických kritérií.
Vývoj v oblasti digitalizace, správa dat a certifikační zkouška
- Správa dat:
- Nastavení pravidel pro uchovávání a odstraňování dat.
- Zajištění souladu s legislativou a možnost provádění auditů.
- Modely správy informací a činnost řídících výborů.
- Budoucí trendy a technologie:
- Aplikace umělé inteligence a strojového učení při archivaci (automatická klasifikace).
- Cloudové řešení archivace a využití distribuovaných databázových technologií, například blockchainu.
- S ohledem na udržitelnost v kontextu digitálního archivování.
- Studie případů:
- Analýza reálných úspěšných i neúspěšných projektů v praxi.
- Certifikační zkouška PECB:
- Teoretická zkouška určená k udělení titulu PECB Certified Lead Digitalization and Electronic Archiving Manager.
Požadavky
- Není vyžadován žádný specifický technický vzdělávací titul, avšak znalost běžných kancelářských procesů je výhodou.
- Účastníci by měli být připraveni řídit a koordinovat týmy, neboť se jedná o certifikaci na vedoucí úrovni.
35 Hodiny
Reference (4)
Teorie následovaná praktickými příklady a cvičeními. Dobrá práce!
Vincenzo Delle Donne - Department of National Defence
Kurz - ISO 37301 Compliance Management System
Přeloženo strojem
expertiza a znalosti školenáře
Erica DeRosa DeRosa - Aecon Group INc.
Kurz - ISO 37001 Anti-Bribery Management System
Přeloženo strojem
Obědval jsem kvízy a Dritonův způsob výuky.
Chloe - SEEC MM Ltd.,
Kurz - ISO 9001 Lead Implementer
Přeloženo strojem
S DERECKOVOU pomocí jsem získal nový a praktický pohled na klauzule a sekce ISO 9001:2015 a to jak se vztahují k našemu podnikání, díky přípravnému kurzu na ISO 9001 audit z roku 2022 a nedávno ukončenému refresher kurzu. DEREK mi také pomohl oběma kurzy zlepšit mé komunikaci související s ISO jak s zaměstnanci naší společnosti, tak s externími ISO audity.
Dana Foster - Corrigan Oil Company
Kurz - ISO 9001 Foundation
Přeloženo strojem
